Facturación a Clientes Extranjeros: Guía Completa para Empresas Españolas

Tiempo de lectura: 9 minutos

Índice de Contenidos

• Introducción: El panorama de la facturación internacional
• Marco legal y normativo
  • Normativa española aplicable
  • Normativa internacional relevante
• Requisitos básicos para facturar al extranjero
• Tipos de facturas para operaciones internacionales
• Gestión del IVA en operaciones internacionales
  • Operaciones dentro de la UE
  • Operaciones fuera de la UE
• Facturación en distintas divisas
• Medios de cobro internacional
• Caso práctico: De local a internacional
• Errores comunes y cómo evitarlos
• Herramientas y software para facturación internacional
• Estrategias para optimizar su facturación internacional
• Preguntas frecuentes

Introducción: El panorama de la facturación internacional

¿Está su empresa preparada para dar el salto internacional? La expansión hacia mercados extranjeros representa una gran oportunidad de crecimiento, pero también trae consigo un conjunto de desafíos administrativos y fiscales que requieren atención especializada. La facturación a clientes extranjeros no es simplemente un trámite burocrático; es un elemento estratégico que puede impactar significativamente en la rentabilidad de sus operaciones internacionales.

Según datos del ICEX, más de 52.000 empresas españolas exportaron regularmente en 2022, un 2,8% más que el año anterior. Sin embargo, muchas de ellas se enfrentan a complicaciones administrativas que podrían evitarse con un conocimiento adecuado de los procedimientos de facturación internacional.

En esta guía, desmitificaremos el proceso de facturación a clientes extranjeros y le proporcionaremos las herramientas necesarias para navegar con confianza este aspecto crucial de su internacionalización.

Marco legal y normativo

Normativa española aplicable

La facturación a clientes extranjeros está regulada por un marco legal específico que toda empresa debe conocer. En España, la normativa principal incluye:

• Real Decreto 1619/2012 – Regula las obligaciones de facturación y establece los requisitos que deben cumplir las facturas.
• Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido – Define el tratamiento del IVA en operaciones internacionales.
• Ley 58/2003, General Tributaria – Establece las bases del sistema fiscal español, incluyendo obligaciones relacionadas con la facturación.

Carmen Rodríguez, asesora fiscal especializada en comercio internacional, señala: «La normativa española de facturación se ha adaptado progresivamente a las directivas europeas, simplificando el proceso para las empresas exportadoras, pero requiere un conocimiento detallado para evitar contingencias fiscales«.

Normativa internacional relevante

Además de la legislación española, es fundamental considerar:

• Directiva 2006/112/CE – Establece el sistema común del IVA en la Unión Europea.
• Reglamento UE 282/2011 – Desarrolla disposiciones de aplicación de la Directiva del IVA.
• Convenios de Doble Imposición – Acuerdos bilaterales que España mantiene con numerosos países para evitar la doble tributación.

Recuerde que cada país destino puede tener requisitos específicos adicionales. No se trata simplemente de cumplir con la normativa española, sino de adaptar sus procedimientos a las exigencias del país donde su cliente está ubicado.

Requisitos básicos para facturar al extranjero

Toda factura emitida a un cliente extranjero debe incluir, como mínimo:

1. Número y serie de factura – Secuencial y único.
2. Fecha de expedición – Crucial para determinar el periodo de liquidación.
3. Datos identificativos del emisor – Nombre completo, NIF y domicilio.
4. Datos identificativos del cliente extranjero – Incluyendo su número de identificación fiscal del país correspondiente (VAT Number en la UE).
5. Descripción completa de la operación – Detallando bienes o servicios proporcionados.
6. Base imponible – El valor sobre el que se aplican los impuestos.
7. Tipo impositivo aplicado – Especificando cuándo está exento y por qué motivo.
8. Divisa utilizada – Especialmente relevante en operaciones internacionales.

En caso de exención de IVA, debe incluirse una referencia a la normativa que justifica dicha exención. Por ejemplo: «Operación exenta de IVA según el artículo 25 de la Ley 37/1992» para exportaciones, o «Operación no sujeta a IVA español por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992» para determinados servicios.

Tipos de facturas para operaciones internacionales

Dependiendo del tipo de operación, podrá emitir diferentes tipos de facturas:

«En mi experiencia asesorando a PYMES exportadoras, he observado que muchas cometen el error de no diferenciar adecuadamente entre una factura proforma y una comercial, lo que puede generar retrasos en aduanas y complicaciones con el cliente«, comenta David Fernández, consultor de comercio exterior.

Gestión del IVA en operaciones internacionales

Operaciones dentro de la UE

Las operaciones intracomunitarias tienen un tratamiento específico:

• Entrega de bienes: Si su cliente es una empresa con VAT Number válido, la operación estará exenta de IVA español (artículo 25 Ley IVA), debiendo especificarse en la factura.
• Prestación de servicios: Se aplica la regla general de localización (artículo 69 Ley IVA), que sitúa la operación en el país del destinatario si este es empresario o profesional. En este caso, debe emitir la factura sin IVA, indicando «inversión del sujeto pasivo».

Caso práctico: Imaginemos que su empresa tecnológica con sede en Barcelona vende software a una empresa alemana. Al tratarse de una prestación de servicios B2B intracomunitaria, emitirá una factura sin IVA español, indicando «Operación no sujeta a IVA español por aplicación del artículo 69 de la Ley 37/1992. Inversión del sujeto pasivo».

Es imprescindible verificar la validez del número de IVA de su cliente a través del sistema VIES (VAT Information Exchange System) de la Comisión Europea y guardar constancia de dicha verificación.

Operaciones fuera de la UE

Para transacciones con países no pertenecientes a la UE:

• Exportación de bienes: Están exentas de IVA español (artículo 21 Ley IVA), pero deberá conservar la documentación aduanera que acredite la efectiva salida de la mercancía del territorio de la UE.
• Prestación de servicios: Siguiendo la regla general, si el destinatario es empresario establecido fuera de la UE, la operación no está sujeta a IVA español.

Atención a los países con regímenes especiales. Por ejemplo, las operaciones con Canarias, Ceuta y Melilla, aunque son territorio español, tienen consideración de exportación a efectos de IVA.

Facturación en distintas divisas

Si emite facturas en moneda extranjera, debe tener en cuenta varias consideraciones:

1. Conversión obligatoria: Aunque la factura se emita en divisa extranjera, debe incluir también el contravalor en euros para cumplir con la normativa española.
2. Tipo de cambio aplicable: Debe utilizarse el publicado por el Banco Central Europeo o el Banco de España correspondiente a la fecha de la operación.
3. Diferencias de cambio: Las variaciones entre la fecha de factura y la fecha de cobro generan diferencias de cambio que deben contabilizarse adecuadamente.

Antonio Ramírez, director financiero de una empresa exportadora de aceite de oliva, comparte su experiencia: «Trabajamos con importadores estadounidenses y japoneses, por lo que facturamos en dólares y yenes. La clave está en una buena gestión del riesgo de cambio. Utilizamos seguros de cambio para operaciones de gran volumen, lo que nos da certeza sobre el valor en euros que finalmente recibiremos«.

Medios de cobro internacional

La elección del medio de cobro adecuado es crucial para minimizar riesgos:

El método elegido debe reflejar:

• El nivel de confianza con el cliente
• Las prácticas habituales en el país de destino
• El valor de la operación
• Su capacidad para asumir riesgos

Una estrategia prudente para nuevos clientes extranjeros es comenzar con medios de pago seguros (como el pago anticipado o crédito documentario) e ir flexibilizando las condiciones a medida que se construye una relación comercial sólida.

Caso práctico: De local a internacional

Veamos el caso de Tecnología Ibérica S.L., una empresa madrileña de desarrollo de software que decidió expandirse internacionalmente:

Inicialmente, Tecnología Ibérica sólo operaba en España, emitiendo facturas con 21% de IVA a todos sus clientes. Al comenzar a trabajar con una empresa francesa, cometieron el error de seguir aplicando IVA español, lo que provocó que su cliente rechazara la factura, ya que estaba pagando impuestos duplicados.

Tras consultar con un asesor fiscal especializado, implementaron estos cambios:

1. Verificaron el VAT Number de cada cliente europeo en el sistema VIES.
2. Adaptaron sus plantillas de facturación para incluir las menciones legales específicas según el tipo de operación.
3. Comenzaron a presentar el modelo 349 (declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias) trimestralmente.
4. Implementaron un software de facturación con capacidades internacionales.

Resultado: En menos de un año, sus ventas internacionales pasaron de representar el 5% al 40% de su facturación total, con clientes en Francia, Alemania, Italia y Reino Unido. La correcta gestión de la facturación fue clave para transmitir profesionalidad y confianza a sus clientes extranjeros.

María Gómez, CEO de Tecnología Ibérica, comenta: «Adaptarnos a la facturación internacional fue un desafío inicial, pero una vez establecidos los procesos correctos, se convirtió en una ventaja competitiva. Nuestros clientes valoran nuestra precisión administrativa tanto como nuestro software«.

Errores comunes y cómo evitarlos

Los errores más frecuentes en la facturación internacional incluyen:

• Aplicar incorrectamente el IVA – Emitir facturas con IVA español en operaciones exentas o no sujetas.
• Omitir información obligatoria – Como el número de identificación fiscal del cliente extranjero o la referencia a la normativa aplicable.
• No verificar el VAT Number – Aplicar la exención de IVA sin comprobar la validez del número en el sistema VIES.
• Confundir regímenes especiales – Especialmente en relaciones con Canarias, Ceuta y Melilla.
• No conservar documentación aduanera – Fundamental para justificar la exención en exportaciones.

Para evitar estos problemas, establezca un protocolo de verificación antes de emitir facturas internacionales y considere la posibilidad de contar con asesoramiento especializado, al menos en las primeras operaciones con cada país.

Herramientas y software para facturación internacional

Un buen software de facturación puede simplificar enormemente la gestión de facturas internacionales. Busque soluciones que ofrezcan:

• Plantillas adaptadas a diferentes países y tipos de operaciones
• Gestión multi-divisa con actualización automática de tipos de cambio
• Integración con el sistema VIES para verificación de VAT Numbers
• Capacidad para generar reportes específicos para declaraciones como el modelo 349
• Soporte para facturación electrónica según los estándares internacionales

Entre las soluciones más utilizadas por empresas españolas con proyección internacional se encuentran:

• Sage 50cloud – Potente para gestión contable y fiscal completa
• Holded – Solución cloud española con buena adaptación a normativa local
• QuickBooks – Ampliamente utilizado internacionalmente
• FacturaDirecta – Especialmente diseñado para facturación internacional

Estrategias para optimizar su facturación internacional

Más allá del cumplimiento normativo, una buena gestión de la facturación internacional puede convertirse en una ventaja competitiva:

1. Personalice sus facturas según el mercado – Adapte el idioma, formato y términos comerciales a las expectativas locales de cada mercado.
2. Ofrezca flexibilidad en las divisas – Dar al cliente la opción de pagar en su moneda local puede ser un factor diferencial.
3. Clarifique los términos comerciales – Utilice los Incoterms de manera precisa para evitar malentendidos sobre responsabilidades y costes.
4. Digitalice todo el proceso – La facturación electrónica reduce costes, acelera cobros y minora errores.
5. Establezca una política de gestión de riesgo cambiario – Especialmente importante si trabaja con divisas volátiles o márgenes ajustados.

Una estrategia proactiva en su facturación internacional no solo le permitirá cumplir con sus obligaciones fiscales, sino también fortalecer sus relaciones comerciales y mejorar su posición competitiva en mercados internacionales.

Su Mapa de Ruta hacia una Facturación Internacional Exitosa

La facturación a clientes extranjeros puede parecer inicialmente un laberinto normativo, pero con el enfoque adecuado, se convierte en un proceso sistemático y gestionable. Las empresas que dominan este aspecto no solo evitan problemas fiscales, sino que proyectan una imagen de profesionalidad que facilita su expansión internacional.

Recuerde estos puntos críticos:

• La correcta determinación del tratamiento del IVA es el aspecto más delicado
• La documentación adecuada es su mejor seguro ante posibles inspecciones
• Las herramientas tecnológicas adecuadas pueden automatizar gran parte del proceso
• El asesoramiento especializado es una inversión, no un gasto, especialmente al iniciar operaciones en nuevos mercados

Si su empresa está considerando dar el salto internacional o busca optimizar sus procesos actuales de facturación internacional, comience por auditar sus procedimientos actuales. ¿Están realmente adaptados a las particularidades de cada mercado en el que opera? ¿Dispone su equipo del conocimiento necesario para gestionar correctamente estas operaciones?

En un mundo cada vez más interconectado, la capacidad de operar internacionalmente con eficiencia no es ya una opción, sino una necesidad competitiva. ¿Está su empresa preparada para aprovechar al máximo las oportunidades globales?

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio traducir las facturas al idioma del país del cliente?

No existe una obligación legal española de traducir las facturas, pero puede ser un requisito en el país de destino. Incluso cuando no es obligatorio, emitir facturas en el idioma del cliente o en inglés es una buena práctica comercial que facilita la relación y evita malentendidos. Si decide hacerlo, asegúrese de que la traducción incluya correctamente todos los términos técnicos y fiscales.

¿Cómo debo proceder si mi cliente extranjero no dispone de número de identificación fiscal?

En operaciones B2B dentro de la UE, el VAT Number es fundamental para aplicar la exención de IVA. Si su cliente no lo proporciona o no es válido, debe aplicar el IVA español a la operación. Para clientes fuera de la UE, documente adecuadamente su condición de empresa extranjera mediante documentos oficiales equivalentes. En operaciones B2C (venta a particulares), aplican reglas específicas según el tipo de operación y el volumen de ventas en cada país.

¿Qué documentación debo conservar para justificar la exención de IVA en exportaciones?

Debe conservar toda la documentación que acredite la efectiva salida de las mercancías del territorio de la UE. Esto incluye: declaración aduanera de exportación (DUA), documentos de transporte internacional (CMR, conocimiento de embarque, etc.), facturas comerciales selladas por la aduana cuando sea posible, y comprobantes de pago de la operación. Esta documentación debe conservarse durante el periodo de prescripción fiscal (generalmente 4 años), y es crucial en caso de inspección para justificar la exención aplicada.